Budget - fra strategi til styring

I denne artikel vil vi forklare udsagnet: ”Budgettet er ikke et regneark, det er et ledelsesværktøj”.

Artiklen følges op af 2 artikler om budgetter i iværksættervirksomheder, som sætter fokus på formålet med og de særlige udfordringer ved budgetter i iværksættervirksomheder.

Et budget er et ledelsesværktøj. Det hjælper med at konkretisere ledelsens strategi og giver et fast grundlag for opfølgning og styring.

Samtidig er budgettet et godt værktøj til formidling til virksomhedens interessenter som for eksempel ejere, medarbejdere, bank og potentielle investorer. Budgettet viser både interessenterne, hvad ledelsens plan for virksomheden er, og hvordan planen forventes gennemført økonomisk.

Budgettets indhold

Et budget består typisk af 3 dele, der alle hænger sammen:

• Resultatbudget
• Likviditetsbudget
• Balancebudget

Resultatbudgettet viser den forventede indtjening for perioden baseret på udviklingen i virksomhedens omsætning og omkostninger. Likviditetsbudgettet viser udviklingen i virksomhedens likviditet i perioden baseret på ledelsens forventning til kredittider til/fra kunder og leverandører, ydelsesforløb på lån, hyppigheden af lønudbetalinger samt betalinger til offentlige myndigheder. Balancebudgettet viser balancens poster, herunder pengebinding i f.eks. varelager og tilgodehavender, og forventet likviditetsberedskab i form af indestående og gæld ved periodeafslutning.

Pålideligheden af et budget afhænger dels af ledelsens evne til at opstille forventninger til udvikling i omsætning, omkostninger, opnåede kredittider m.v. og dels af udefrakommende forhold, som ledelsen muligvis ikke kan forudsige og dermed ikke indarbejde i budgetterne. For eksempel vil ledelsen ofte ikke have mulighed for at forudsige øgede omkostninger til drift og indkøb af varer grundet stigning i pris på el, varme og brændstof.

For at øge pålideligheden af budgettet bør dette suppleres med en beskrivelse af de væsentlige budgetforudsætninger. Budgetforudsætningerne beskriver de forventninger til afsætning, salgspriser, omkostninger, kredittider m.v., som ledelsen har lagt til grund for det udarbejdede budget. Budgetforudsætningerne hjælper dermed modtageren med at forstå budgettet samt formidle ledelsens konkrete planer for efterlevelse af strategien for den konkrete periode.   

Resultatbudgettet kan se fint ud, men likviditeten kan stadig være udfordret, f.eks. grundet aktivitetsnedgang, vigende indtjening, øgede pengebindinger og/eller anlægsinvesteringer. Derfor bør de 3 budgetter altid udarbejdes i en sammenhæng og også indgå i det samlede budget.

 

Budgettet som styringsværktøj

Et budget giver indsigt i virksomhedens forventede økonomiske udvikling. De enkelte budgetelementer giver mere specifikt indsigt i ledelsens strategi og planer for budgetperioden. Nogle af de vigtigste informationer fra budgetterne er vist i figuren herunder.

Budgetterne skal ikke blot udarbejdes for så at blive lagt i skuffen. Budgetterne skal udarbejdes for at blive brugt som styringsredskab i virksomheden.

Resultatbudgettet giver mulighed for – på et overordnet eller detaljeret niveau – at følge op på aktivitetsniveau og indtjening. Hyppig opfølgning, f.eks. kvartals- eller månedsvis, giver dermed ledelsen mulighed for hurtigere at tilpasse virksomheden til de forhold, som påvirker den realiserede indtjening positivt eller negativt.  

Likviditetsbudgettet giver ofte mening at følge op på med korte intervaller, særligt såfremt virksomheden er udfordret på likviditeten.

Opfølgning i forhold til balancebudgettet kan ske med længere interval og vil vise, hvordan virksomhedens pengebinding har udviklet sig. En øget pengebinding i f.eks. varelager eller tilgodehavender kan betyde et behov for større fokus på koordinering af indkøb og salg henholdsvis debitoropfølgning.

En tommelfingerregel er, at hvis ledelsen har begrænsede ressourcer, så bør likviditetsopfølgning prioriteres. Likviditetsoverblikket vil ofte vise de første sygdomstegn. Også opfølgning på resultat- og balancebudget vil herefter hjælpe ledelsen til at stille ”diagnosen”.  

Afslutning

Et gennemarbejdet budget gør strategien konkret, styrker dialogen med bl.a. banken og giver et bedre grundlag for ledelsen at styre virksomheden efter. Hvis du ønsker sparring omkring budgetudarbejdelse og -opfølgning, så tag fat i din revisor.

Denne artikel efterfølges af 2 artikler, som uddyber styrken ved budgetter også i iværksættervirksomheder.